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按日本驻中国大使馆要求，各省市公司或个人办理签证时必须到各省市的代办机构办理， 需要准备的材料包括：

1、日本邀请函一套：包括身元保证书、招聘理由书、予定行程表、现在事项证明书；

身元保证书、招聘理由书、予定行程表要复印一套留档，出国时要随身携带，以备入境时海关询问。

2，赴日人员护照原件，有效期半年以上，尾页要自已签名。

3，赴日人员二寸相片两张；如果没有，办签证地方有现场照相。

4，公司营业执照副本的原件和复印件；

5，赴日人员户口本原件和复印件；户口本服务处所一栏要和现在任职公司名子一致,或者空白没有填任何单位也可以.

6，非本省户口的，需要居住证或暂住证或临时居住证原件和复印件。同时准备好公司劳动合同的复印件

7，在职证明 （参照样本） 要用有公司名头的信纸打印，落款盖好公章，注意填写的职务要和邀请函上的职务一致。

8，填写签证申请表。